print logo

Digitalisering av studentarkivet

Studieavdelingen ved Universitetet i Oslo innledet høsten 2010 et samarbeid med DigForsk AS om digitalisering av arkivkort med søker- og studentopplysninger.

Studieavdelingen ved Universitetet i Oslo har en anseelig mengde arkivkort i kjelleren fra før-digital tid. De fleste av disse var alfabetisert, avfotografert og lagt på tykke filmruller. Rullene kunne settes i et leseapparat hvor man kunne sveive seg frem til foto av arkivkortet man hadde behov for.

Nå er både ruller og leseapparat utslitt og vi har startet et prosjekt for å digitalisere de originale arkivkortene. Dataene skal legges inn i FS - Felles Studentsystem. FS brukes også til å administrere dagens søkere og studenter.

DigForsk skanner og digitaliser arkivkortene

De aller fleste arkivkortene inneholder navn og fødselsdato. FS trenger helt fødselsnummer (fødselsdato og personnummer) for å motta data. Studieavdelingen vasker dataene mot folkeregisterets database. Personnummer påføres i vaskeprosessen i de tilfellene hvor navn og fødselsdato gir sikker identifikasjon. For de resterende tildeles et såkalt erstatningsnummer. Deretter leses det innskannede arkivkortet inn i FS sitt dokumentarkiv (som en jpg- eller pdf-fil). De digitaliserte dataene (navn, artiumslinje og -år, karakterer på eksamener ved UiO, osv) leses inn til sine respektive datafelt.

Studieavdelingen ved UiO er så langt svært fornøyd med samarbeidet med DigForsks registreringssentraler i Karasjok og Kautokeino. Gruppene lærte fort og arbeider raskt og med stor nøyaktighet. 



 

Av Michael Schøyen Grude ved Universitetet i Oslo
Publisert 29. sep. 2010 15:17 - Sist endret 17. apr. 2013 15:30